Depois de assinar um contrato com o governo, várias coisas podem mudar. Algumas exigem um termo aditivo, com negociação e assinatura das duas partes. Outras são feitas por um ato mais simples, chamado apostilamento. Saber a diferença ajuda a cobrar o que é seu sem perder tempo.
O que é apostila
Apostila é um registro feito pela administração no próprio processo do contrato. Ela não altera o que foi combinado. Só registra algo que já estava previsto ou que é automático. Por isso não precisa da sua assinatura.
A Lei 14.133/2021 trata do tema no artigo 136. Ela diz que alguns casos dispensam termo aditivo e podem ser registrados por simples apostila.
Casos que cabem em apostila
- Reajuste ou repactuação de preço nos termos já previstos no contrato, com índice e data-base definidos.
- Atualização, compensação ou penalização financeira por mudança nas condições de pagamento previstas no contrato.
- Alteração na razão social do contratado.
- Empenho de dotações orçamentárias, inclusive suplementação dentro do valor corrigido.
Repare no ponto comum: nada disso muda o objeto, a quantidade ou o equilíbrio do acordo. É ajuste de registro.
O que exige termo aditivo
Quando a mudança altera o contrato de fato, é preciso aditivo. Exemplos:
- Acréscimo ou supressão de quantidades, dentro dos limites da lei.
- Prorrogação do prazo de vigência.
- Mudança no projeto ou na especificação.
- Reequilíbrio econômico-financeiro por fato imprevisível, que é diferente do reajuste.
Reajuste: como pedir
Pela Lei 14.133/2021, o contrato deve trazer o índice de reajuste e a data-base, que é a data do orçamento estimado. O reajuste conta a partir dessa data, com interregno mínimo de um ano. Confira no seu contrato:
- Qual índice foi escolhido.
- Qual é a data-base.
- Se o reajuste é automático ou se depende de pedido seu.
Mesmo quando o reajuste é previsto, muitos órgãos só calculam depois que o fornecedor pede. Faça um pedido por escrito, com o cálculo do índice, e protocole. Pedir tarde pode gerar discussão sobre se o direito foi perdido para o período anterior, dependendo do contrato.
Mudou a razão social? Avise
Se a empresa trocou de nome mas continua com o mesmo CNPJ, basta comunicar o órgão com o contrato social alterado. O gestor faz a apostila e as notas fiscais passam a sair com o novo nome. Atualize também o SICAF e os cadastros estaduais. Mudanças maiores, como fusão, cisão ou incorporação, seguem outra análise, porque envolvem quem vai cumprir o contrato.
Dicas práticas
- Guarde cópia de cada apostila e de cada aditivo.
- Cobre a apostila do reajuste antes de emitir notas com o novo valor.
- Mantenha contato com o fiscal e o gestor do contrato. Eles conduzem esses registros.
O texto da lei está disponível no site do Planalto. Veja outros guias no nosso blog.
Reajuste não é reequilíbrio
Muita gente confunde os dois. O reajuste é a correção pelo índice previsto, que acontece por apostila. O reequilíbrio econômico-financeiro serve para fatos imprevisíveis, ou previsíveis de consequências incalculáveis, que tornam o contrato mais caro de forma extraordinária. O reequilíbrio exige pedido fundamentado, com provas do aumento de custo, análise do órgão e termo aditivo. Se você pedir uma coisa achando que é a outra, o processo atrasa. Antes de protocolar, identifique qual é o seu caso e junte os documentos certos, como notas fiscais de insumos antes e depois do aumento.
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Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.