Ganhar uma ata de registro de preços é ótimo. Você vira fornecedor preferencial de um órgão por até um ano, podendo ser prorrogado. Mas o registro não é intocável. Existem situações em que o seu preço sai da ata, e muitas vezes por um descuido que poderia ser evitado.
Neste texto você vai entender o que é o cancelamento do registro, por que ele acontece e o que fazer para se proteger.
O que é a ata de registro de preços
A ata é um documento em que o órgão registra o preço, o fornecedor e as condições de entrega de um item. Ela não obriga o governo a comprar. Ela só permite que ele compre quando precisar, dentro do prazo de validade.
A Lei 14.133/2021 trata do sistema de registro de preços nos artigos 82 a 86. O Decreto 11.462/2023 regulamenta o assunto no âmbito federal. Estados e municípios costumam ter regras próprias, parecidas.
Cancelamento da ata e cancelamento do registro: qual a diferença
São coisas diferentes. O cancelamento do registro do fornecedor tira apenas a sua empresa da ata. A ata continua valendo para os outros fornecedores registrados. Já o cancelamento da ata encerra o documento inteiro, por exemplo por razão de interesse público ou fato que torne a compra impossível.
Para o pequeno empresário, o que mais pesa é o primeiro caso: perder o próprio registro.
Motivos mais comuns para o fornecedor sair da ata
As regras gerais apontam alguns motivos clássicos. Os principais são:
- Não assinar o contrato ou não retirar a nota de empenho no prazo, sem justificativa aceita.
- Descumprir as condições da ata, como atrasar entregas repetidamente ou entregar item fora da especificação.
- Não aceitar reduzir o preço quando o valor registrado ficar acima do praticado no mercado.
- Sofrer sanção que impeça licitar e contratar com a administração.
Em todos esses casos, o órgão deve abrir um processo e garantir o direito de defesa. Ninguém deve ser retirado da ata sem ser ouvido.
Quando o preço de mercado muda
Esse ponto merece atenção. Se o preço de mercado cai, o órgão pode convocar você para negociar a redução. Se você não aceitar, pode ser liberado do compromisso, sem punição, e o órgão chama o próximo da fila.
Se o preço de mercado sobe e o seu custo fica inviável, você pode pedir a revisão do valor, com prova do aumento. Se a revisão não for possível, a regulamentação prevê a possibilidade de liberar o fornecedor antes de pedir o fornecimento, desde que o pedido seja feito com fundamento e documentos. O que não pode é simplesmente parar de entregar.
O que acontece depois que você sai
Quando um fornecedor sai, o órgão pode chamar os demais licitantes que aceitaram cotar no mesmo preço do vencedor, formando o chamado cadastro de reserva. Por isso vale a pena, quando você não vence, aceitar entrar na reserva. Às vezes o primeiro colocado sai e a vaga vem para você.
Se a saída foi por descumprimento, além de perder o registro você pode receber multa ou impedimento de licitar. Isso mancha o histórico da empresa e pode atrapalhar outras vendas.
Como se proteger
- Antes de dar o lance, confira se você consegue manter o preço por todo o prazo da ata.
- Acompanhe o e-mail e o sistema de compras. Muitas convocações têm prazo curto.
- Guarde notas fiscais de compra dos insumos. Elas provam aumento de custo se você precisar pedir revisão.
- Responda sempre por escrito e dentro do prazo quando o órgão abrir um processo.
Para entender melhor como funciona o registro de preços, veja também nossas perguntas frequentes e outros textos no blog.
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Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.