Entre os documentos de habilitação fiscal, a certidão municipal é a que mais gera dúvida. A empresa fica em uma cidade, a licitação é em outra, e o fornecedor não sabe qual prefeitura deve emitir o documento. Vamos simplificar.
O que a lei pede
A Lei 14.133/2021 trata da habilitação fiscal no art. 68. Entre os itens está a prova de regularidade perante a Fazenda federal, estadual e/ou municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei.
A palavra-chave é domicílio ou sede do licitante. A certidão municipal exigida é a do município onde a sua empresa está estabelecida, e não a do município que está comprando.
Exemplo: sua empresa fica em Campinas e participa de um pregão da prefeitura de Sorocaba. A certidão municipal que você apresenta é a de Campinas.
E se a prefeitura que compra pedir a certidão dela?
Alguns editais pedem também a certidão do município contratante. Isso pode fazer sentido em situações específicas, mas exigir de todo licitante que ele seja regular com um município onde nunca atuou não é a regra da lei.
Se você encontrar esse tipo de exigência, tem duas saídas:
- Pedir esclarecimento ao órgão, perguntando se a certidão do domicílio atende.
- Impugnar o edital, até 3 dias úteis antes da abertura (art. 164 da Lei 14.133/2021).
Muitas prefeituras emitem, sem dificuldade, certidão negativa para empresas não cadastradas, informando que não há débitos. Se for fácil obter, às vezes vale simplesmente emitir e evitar discussão.
Matriz e filial
Outra dúvida comum: a empresa tem matriz em uma cidade e filial em outra. Qual certidão usar?
Em regra, a documentação deve ser do estabelecimento que vai participar da licitação e executar o contrato. Se é a filial que vai participar, com o CNPJ da filial, a regularidade municipal é a do município da filial. Mas alguns documentos, como a certidão de débitos federais e o FGTS, têm regras próprias e podem abranger a empresa toda. Leia o edital e, na dúvida, apresente os documentos dos dois estabelecimentos.
Certidão mobiliária, imobiliária ou ambas?
Muitas prefeituras emitem certidões separadas: uma para tributos mobiliários (como o ISS e taxas de funcionamento) e outra para tributos imobiliários (como o IPTU). O que costuma ser relevante para licitação é a regularidade ligada à atividade da empresa. Mas há editais que pedem as duas. Leia o item de habilitação fiscal com atenção.
Positiva com efeito de negativa
Se a sua empresa tem débito parcelado ou com exigibilidade suspensa, a prefeitura emite certidão positiva com efeitos de negativa. Ela tem o mesmo valor que a negativa para fins de licitação. Não tem por que ser recusada.
Benefício para ME e EPP
Se você é microempresa ou empresa de pequeno porte e a certidão estiver com restrição, a LC 123/2006 garante um prazo para regularizar. A comprovação da regularidade fiscal só é exigida para efeito de assinatura do contrato, e a ME ou EPP que for declarada vencedora tem 5 dias úteis, prorrogáveis por igual período, para regularizar (art. 43). Mas atenção: você precisa apresentar a documentação mesmo com a restrição. Não deixe de enviar.
Como evitar problemas
- Monte uma pasta com todas as certidões e as datas de validade.
- Renove antes de vencer, não depois.
- Mantenha o SICAF atualizado. Nos órgãos federais, ele substitui boa parte da documentação.
- Confira o CNPJ e a razão social em cada certidão emitida.
- Leia o item de habilitação fiscal de cada edital. Ele é o que vale.
Com a documentação em dia, o próximo passo é encontrar as oportunidades. No LicitaGuia você digita seu CNPJ e vê as licitações abertas do seu ramo. As novas chegam no seu WhatsApp. Veja também nossas perguntas frequentes.
Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.