Prefeituras e órgãos públicos precisam de sistemas para quase tudo: folha de pagamento, saúde, educação, protocolo, tributos, frota, almoxarifado. Hoje, o mais comum é contratar o software como serviço, com pagamento mensal, em vez de comprar o código.
Para a empresa de tecnologia, é um mercado grande. Mas tem uma etapa que exige preparo: a prova de conceito.
Como o órgão contrata software
Existem formatos diferentes:
- Licença de uso por prazo determinado, com suporte e atualizações;
- Software como serviço (SaaS), hospedado pela empresa e acessado pela internet;
- Desenvolvimento sob medida, quando não há solução pronta que atenda.
Na maioria das vezes, sistemas de gestão de mercado são tratados como serviço comum e contratados por pregão. Desenvolvimento complexo pode exigir outro critério, como técnica e preço.
O contrato costuma incluir implantação, migração de dados, treinamento, suporte técnico e manutenção. Cada parte pode ter preço separado na planilha.
O que é a prova de conceito
A prova de conceito, ou POC, é uma demonstração prática do sistema. O órgão quer ver, funcionando, se o software atende aos requisitos do termo de referência.
A Lei 14.133/2021 prevê, no art. 17, §3º, que o edital pode exigir, em relação ao licitante provisoriamente vencedor, análise e avaliação da conformidade da proposta, mediante homologação de amostras, exame de conformidade e prova de conceito, entre outros testes.
Ou seja: em regra, só quem ficou em primeiro lugar faz a POC. Se reprovar, o próximo colocado é chamado.
Como costuma funcionar
O edital deve trazer as regras com clareza:
- Prazo para a empresa se preparar e data da apresentação;
- Lista de funcionalidades que serão testadas;
- Percentual mínimo de atendimento para aprovação;
- Quem avalia e como os resultados são registrados;
- Se a sessão é aberta para outros licitantes acompanharem.
Os critérios precisam ser objetivos. Exigências vagas ou feitas sob medida para um sistema específico podem ser questionadas por impugnação.
Como se preparar
A POC é onde muitas empresas perdem o contrato depois de vencer no preço. Para evitar isso:
- Leia o termo de referência e marque cada requisito que seu sistema já atende;
- Monte um roteiro de demonstração seguindo a ordem da lista do edital;
- Prepare uma base de dados de teste realista;
- Leve equipe técnica que conheça o sistema a fundo;
- Teste conexão, equipamentos e acessos antes da sessão;
- Registre por escrito qualquer divergência de avaliação.
Cuidado com requisitos que você não atende
Muitos termos de referência têm centenas de funcionalidades. Alguns editais permitem um percentual de atendimento parcial, com prazo para customização. Outros exigem tudo pronto na POC.
Antes de dar o lance, avalie com honestidade. Se faltam itens essenciais, você pode perder tempo e dinheiro com a demonstração. Pior: se for aprovado com promessa que não cumpre, terá problemas na execução.
Pontos de atenção no contrato
- Prazo de implantação e multa por atraso;
- Níveis de serviço, como tempo de resposta e disponibilidade;
- Propriedade e devolução dos dados ao fim do contrato;
- Exigências de proteção de dados pessoais;
- Regras de reajuste e prorrogação.
Contratos de serviço contínuo podem ser prorrogados conforme a lei, o que dá previsibilidade de receita. Um cliente público bem atendido tende a ficar muitos anos.
Pequena empresa de TI tem espaço
Prefeituras pequenas contratam sistemas de valor menor, muitas vezes dentro do limite de exclusividade para ME e EPP da LC 123/2006. Uma empresa regional, com suporte próximo, pode competir bem com grandes fornecedores.
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Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.