Primeira venda para o governo, nota emitida, pagamento feito. Mas o valor que entrou na conta é menor que o da nota. Erro? Na maioria das vezes, não. São as retenções de tributos que o órgão público faz na fonte. Quem não conhece leva susto e, pior, pode ter calculado o preço errado.
O que é retenção na fonte
Retenção é quando quem paga desconta parte do valor e recolhe direto ao fisco, em nome de quem recebe. O órgão público age como responsável tributário. Você recebe o líquido e o imposto retido conta como antecipação do que você deve.
Não é um imposto a mais. Mas mexe no seu caixa e precisa ser bem controlado na contabilidade.
Órgãos federais: retenção de tributos federais
Órgãos e entidades da administração pública federal retêm, em regra, tributos federais nos pagamentos a fornecedores: imposto de renda, CSLL, PIS e Cofins. A regra está em instrução normativa da Receita Federal e as alíquotas variam conforme o tipo de bem ou serviço.
Empresas optantes pelo Simples Nacional, em regra, não sofrem essa retenção, desde que apresentem a declaração de optante exigida. Por isso, mande a declaração junto com a nota quando o órgão pedir.
Estados e municípios
A regra federal acima não se aplica automaticamente a estados e municípios. Mas eles têm suas próprias retenções:
- Imposto de renda: estados e municípios podem reter o IR na fonte sobre pagamentos a fornecedores, conforme a legislação federal e as regras locais. Esse valor fica com o próprio ente.
- ISS: em serviços, a prefeitura costuma reter o ISS quando é a tomadora, conforme a lei municipal.
Cada ente tem detalhes próprios. Pergunte ao setor financeiro do órgão como funciona e combine com seu contador.
INSS em serviços com cessão de mão de obra
Em serviços prestados com cessão de mão de obra ou empreitada, como limpeza, vigilância e algumas obras, a lei previdenciária prevê retenção de contribuição sobre o valor da nota. Há regras específicas para empresas do Simples, dependendo do anexo em que estão. Esse é um ponto que merece atenção do contador antes de você formar o preço.
Como isso afeta o preço
A retenção não aumenta o imposto total, mas o caixa sente. Se você paga fornecedor e folha antes de receber, receber menos pode apertar as contas. Ao formar o preço:
- Considere todos os tributos da sua operação, retidos ou não.
- Calcule o valor líquido que vai entrar e quando.
- Inclua o prazo de pagamento no custo financeiro.
Cuidados na emissão da nota
- Use exatamente os dados do órgão que aparecem no empenho: nome, CNPJ, endereço.
- Informe o número do empenho, contrato ou ordem de fornecimento.
- Descreva os itens como na proposta, com quantidade e valor unitário.
- Destaque as retenções quando a legislação mandar.
- Envie junto as certidões de regularidade, se o órgão pedir para pagar.
Nota com erro volta para correção, e o prazo de pagamento recomeça.
Regularidade fiscal na hora de pagar
A Lei 14.133/2021 exige que o contratado mantenha, durante todo o contrato, as condições de habilitação. Na prática, muitos órgãos conferem as certidões antes de cada pagamento. Mantenha tudo em dia para não travar o recebimento.
Confira os comprovantes
Peça ao órgão o demonstrativo das retenções feitas e repasse ao contador. Esses valores serão compensados na apuração dos seus tributos. Sem esse controle, você corre o risco de pagar duas vezes.
No LicitaGuia, você digita o CNPJ na página inicial e vê as licitações abertas do seu ramo. As novas chegam no WhatsApp, e sobra tempo para calcular o preço considerando as retenções.
Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.