Quem participa de várias licitações ao mesmo tempo sabe: o difícil não é achar edital, é não perder prazo. Data de sessão, prazo de impugnação, envio de amostra, validade de certidão, entrega, nota fiscal. Tudo tem data. Uma planilha bem montada resolve boa parte desse problema, sem custo.
Por que uma planilha
Agenda de papel some. Lembrete no celular se perde. Uma planilha compartilhada mostra tudo de uma vez, permite filtrar por data e pode ser usada por mais de uma pessoa da equipe. O segredo é ter as colunas certas e atualizar sempre.
Aba 1: licitações em análise
Aqui entram os editais que você encontrou e ainda está decidindo se vai disputar. Colunas sugeridas:
- Órgão e cidade.
- Número da licitação e modalidade: pregão, dispensa, concorrência.
- Plataforma: Compras.gov.br, portal do estado, plataforma privada.
- Objeto resumido.
- Valor estimado, quando divulgado.
- Data e hora da sessão.
- Prazo para esclarecimento e impugnação.
- Exclusiva ME/EPP? Sim ou não.
- Decisão: vai participar, não vai, pendente.
- Link do edital.
Pela Lei 14.133/2021, o prazo para impugnar ou pedir esclarecimento é de até três dias úteis antes da abertura do certame. Anote essa data já calculada.
Aba 2: propostas e disputa
Para as licitações em que você vai entrar:
- Itens disputados.
- Custo unitário e preço mínimo que você aceita.
- Proposta cadastrada? Sim ou não, com data.
- Amostra exigida? Prazo e local de envio.
- Resultado: colocação, preço final.
- Prazo de recurso, se houver.
Aba 3: contratos e atas
Ganhou? Agora começa outra fase. Registre:
- Número do contrato ou da ata e vigência.
- Quantidade registrada e quantidade já pedida.
- Ordens de fornecimento ou empenhos recebidos.
- Prazo de entrega de cada pedido.
- Data da entrega e do recebimento.
- Nota fiscal emitida, valor e data.
- Data do pagamento.
- Data-base do reajuste, para contratos longos.
Essa aba mostra quanto ainda pode vir de cada ata e quanto você tem a receber.
Aba 4: documentos e certidões
Certidão vencida tira empresa de licitação todos os dias. Liste cada documento com data de emissão e de validade:
- Certidão conjunta federal e dívida ativa da União.
- Certificado de regularidade do FGTS.
- Certidão negativa de débitos trabalhistas.
- Certidões estadual e municipal.
- Cadastro no SICAF e nos cadastros estaduais.
- Alvarás, licenças e registros técnicos.
Use formatação condicional: pinte de amarelo o que vence em 15 dias e de vermelho o que já venceu.
Como manter a planilha viva
- Defina um responsável por atualizar.
- Reserve 15 minutos no começo do dia para revisar as datas.
- Ordene a aba de análise pela data da sessão.
- Arquive as licitações encerradas em outra aba, para consulta de preços no futuro.
O histórico vale ouro
Com o tempo, a planilha vira um banco de dados. Você vê em quais órgãos ganha mais, quais itens têm margem melhor e quanto tempo cada cliente leva para pagar. Isso ajuda a decidir onde investir esforço.
Planilha ou sistema?
Para quem disputa poucas licitações por mês, uma planilha basta. Quando o volume cresce, vale avaliar ferramentas que automatizam parte do trabalho, como busca de editais e alertas. Mesmo assim, a planilha continua útil para o controle interno de custos, entregas e pagamentos, que só você conhece. O importante é ter uma única fonte de verdade, e não informações espalhadas em e-mails, papéis e mensagens.
Comece hoje com as quatro abas e ajuste com o uso. A melhor planilha é a que você realmente atualiza.
No LicitaGuia, você digita o CNPJ na página inicial e vê as licitações abertas do seu ramo. As novas chegam no WhatsApp, prontas para entrar na primeira aba da sua planilha.
Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.