É comum o fornecedor entregar no fim do ano e o pagamento não sair até 31 de dezembro. Aí vem a dúvida: o órgão ainda deve? O dinheiro sumiu com a virada do ano? Na maioria dos casos, não. A despesa vira o que a contabilidade pública chama de restos a pagar.
Como funciona a despesa pública
Para entender restos a pagar, é preciso conhecer as três etapas da despesa, previstas na Lei 4.320/1964:
- Empenho: o órgão reserva o dinheiro do orçamento para aquela compra. É a garantia de que existe recurso;
- Liquidação: o órgão confere que você entregou o que foi pedido, conforme a nota e o contrato;
- Pagamento: o dinheiro sai para a sua conta.
Sem empenho, a despesa não deveria nem começar. Por isso, a nota de empenho é o documento mais importante para o fornecedor guardar.
O que são restos a pagar
O artigo 36 da Lei 4.320/1964 define restos a pagar como as despesas empenhadas e não pagas até 31 de dezembro. Elas passam para o ano seguinte como uma dívida do órgão, ainda vinculada ao orçamento do ano em que foram empenhadas.
Elas se dividem em dois tipos:
- Restos a pagar processados: a despesa já foi liquidada. Você entregou, o órgão conferiu, só falta pagar. É o caso mais seguro para o fornecedor;
- Restos a pagar não processados: o empenho existe, mas a liquidação ainda não aconteceu. Por exemplo, a entrega ficou para janeiro.
O risco dos não processados
Restos a pagar não processados podem ser cancelados conforme regras de cada ente, por exemplo quando não são liquidados dentro do prazo fixado. Se isso acontece antes de você entregar, o empenho deixa de existir e o órgão precisaria emitir um novo, com orçamento do ano corrente.
Por isso, se sua entrega ficou para o ano seguinte, converse com o setor de compras. Pergunte se o empenho foi inscrito em restos a pagar e até quando a entrega pode ser feita.
E se já entreguei e não recebi?
Se a despesa foi liquidada, o órgão deve. A obrigação não desaparece com a virada do ano. A Lei 14.133/2021, no artigo 141, ainda determina que os pagamentos sigam a ordem cronológica das exigibilidades, por fonte de recurso. Furar a fila só é possível em situações justificadas e publicadas.
Para cobrar:
- Tenha em mãos a nota de empenho, a nota fiscal e o comprovante de recebimento;
- Peça ao fiscal do contrato o atesto da entrega, se ainda não foi feito;
- Faça um requerimento formal ao setor financeiro, com protocolo;
- Pergunte sua posição na ordem cronológica de pagamentos.
Mesmo que o empenho tenha sido cancelado por erro depois que você entregou, a dívida continua existindo. Ela pode ser reconhecida como despesa de exercício anterior. Nesse caso, cobre formalmente e guarde cada protocolo.
Dicas para o fim do ano
- Combine entregas de dezembro com antecedência, para dar tempo de liquidar;
- Emita a nota fiscal logo após a entrega;
- Peça o recebimento definitivo assinado;
- Evite aceitar pedido sem nota de empenho, mesmo por telefone.
Muitos órgãos correm para empenhar no fim do ano para não perder orçamento. É uma boa época para vender, desde que você controle prazos e papéis.
Planeje o caixa
Restos a pagar processados costumam ser pagos nos primeiros meses do ano, mas isso depende do caixa do órgão. Não conte com o dinheiro em janeiro se o histórico daquele cliente for de atraso. Diversificar clientes públicos reduz o risco de ficar dependente de um só.
No LicitaGuia você digita o CNPJ e vê as licitações abertas do seu ramo, em vários órgãos, e recebe as novas pelo WhatsApp. Assim fica mais fácil espalhar suas vendas por mais de um cliente.
Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.