Certidão vencida é um dos motivos mais comuns de inabilitação. E é o mais fácil de evitar. O problema é que cada certidão tem validade diferente. Uma vale um mês, outra seis meses, outra depende do município. Quem não controla acaba sendo pego de surpresa.
Por que as certidões são exigidas
A Lei 14.133/2021 pede, na habilitação, prova de regularidade fiscal, social e trabalhista. Isso inclui regularidade com a Fazenda federal, estadual e municipal, com a Seguridade Social, com o FGTS e com a Justiça do Trabalho. A regularidade com a Seguridade Social é ainda exigência da Constituição para contratar com o poder público.
Certidão federal: 180 dias
A certidão de débitos relativos a tributos federais e à dívida ativa da União é emitida pela Receita Federal e pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, em documento único. Ela abrange também as contribuições previdenciárias. A validade padrão é de 180 dias.
Ela pode ser negativa ou positiva com efeitos de negativa, quando há débitos com exigibilidade suspensa, como parcelamentos em dia. As duas servem para licitar.
FGTS: 30 dias
O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) é emitido pela Caixa Econômica Federal. A validade é de 30 dias. É a certidão que mais vence, justamente pelo prazo curto.
Basta consultar pelo CNPJ no site da Caixa. Se a empresa estiver regular, o certificado sai na hora.
Trabalhista: 180 dias
A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é emitida pela Justiça do Trabalho, gratuitamente, pela internet. A validade é de 180 dias. Ela mostra se a empresa tem dívidas reconhecidas em processos trabalhistas não pagas.
Estadual e municipal: depende
As certidões de tributos estaduais e municipais seguem a regra de cada ente. Alguns estados dão 30 dias, outros 60, outros 90 ou mais. Os municípios também variam. A validade costuma vir impressa na própria certidão. Leia sempre.
Atenção ao edital: ele diz qual certidão estadual e municipal é exigida. Normalmente é a do domicílio ou sede da empresa.
SICAF ajuda, mas não resolve tudo
O SICAF, cadastro de fornecedores do governo federal no Compras.gov.br, reúne várias certidões. Algumas são atualizadas automaticamente por integração com os órgãos emissores. Outras precisam ser anexadas pelo próprio fornecedor. Se uma certidão aparece vencida no SICAF, o pregoeiro pode considerar que você não está regular.
Abra o seu cadastro com frequência e confira o que está verde e o que está vencido.
O benefício da ME e EPP
A LC 123/2006 dá às micro e pequenas empresas uma vantagem: a regularidade fiscal e trabalhista pode ser comprovada depois. Se a ME ou EPP vencer com certidão com restrição, ela tem prazo de cinco dias úteis, prorrogável por igual período, para regularizar. Mas a empresa precisa apresentar os documentos, mesmo com restrição. E o benefício não cobre outros documentos, como balanço ou atestado.
Rotina para nunca vencer
- Monte uma planilha com cada certidão, data de emissão e validade.
- Renove o FGTS toda semana ou toda vez que for disputar.
- Marque um lembrete 15 dias antes do vencimento das demais.
- Guarde as certidões em PDF numa pasta com o mesmo nome padrão.
- Resolva pendências assim que surgirem. Parcelar dívida em dia permite certidão positiva com efeitos de negativa.
Data que conta
Em regra, a certidão precisa estar válida no momento da habilitação, conforme o edital. Se ela vencer durante o contrato, renove, porque o órgão pode pedir antes de pagar.
No LicitaGuia, você digita o CNPJ na página inicial e vê as licitações abertas do seu ramo. As novas chegam no WhatsApp, com tempo para conferir se as certidões estão válidas no dia da sessão.
Este texto explica a regra geral e não substitui a leitura do edital, que é o que vale para cada licitação.