O que é ata de registro de preços, quanto tempo vale e se obriga a comprar?

Por Equipe LicitaGuia

A ata de registro de preços é o documento que fixa o preço, o fornecedor e as condições de um item para compras futuras do órgão. Pela Lei 14.133/2021, ela vale por 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1 ano se o preço continuar vantajoso. O fornecedor fica obrigado a entregar nas condições registradas, mas o órgão não é obrigado a comprar.

Atualizado em 04/11/2026 · baseado na Lei 14.133/2021 e normas federais

Para que serve o registro de preços

Muitos órgãos sabem que vão precisar de um item ao longo do ano, mas não sabem exatamente quanto nem quando. Em vez de fazer uma licitação a cada pedido, eles fazem uma licitação de Sistema de Registro de Preços (SRP). Quem vence assina a ata, e o órgão vai emitindo pedidos conforme a necessidade aparece.

Isso é muito comum para material de escritório, limpeza, alimentos, medicamentos, peças, uniformes e serviços contínuos simples. Para o pequeno fornecedor, é uma chance de ficar um ano inteiro como fornecedor cadastrado de um órgão.

Quanto tempo a ata vale

A Lei 14.133/2021 (art. 84) fixa a vigência da ata em 1 ano, com possibilidade de prorrogação por igual período, desde que se comprove que o preço registrado continua vantajoso. O Decreto 11.462/2023, que regulamenta o SRP no âmbito federal, segue a mesma lógica.

Atenção: a ata não é o contrato. Quando o órgão decide comprar, ele assina um contrato ou emite um instrumento equivalente (como a nota de empenho), e esse contrato tem prazo próprio, que pode ir além da vigência da ata.

A ata obriga o governo a comprar?

Não. Essa é a parte que mais surpreende quem vende ao governo pela primeira vez. O registro de preços cria uma expectativa, não uma garantia. O órgão pode comprar tudo, comprar parte ou não comprar nada. Pode até fazer outra licitação para o mesmo item, desde que respeite as regras e dê preferência ao fornecedor registrado em igualdade de condições.

Já o fornecedor, ao assinar a ata, assume o compromisso de entregar os quantitativos pedidos, dentro do limite registrado, pelo preço e prazo acordados. Recusar um pedido sem justificativa aceita pode gerar sanção.

Ponto	Órgão	Fornecedor
Obrigação de comprar/entregar	Não é obrigado a comprar	Obrigado a entregar o que for pedido, até o limite
Prazo	Pode pedir enquanto a ata estiver vigente	Fica vinculado durante a vigência
Preço	Paga o preço registrado	Só altera o preço nas hipóteses previstas

E se o custo subir durante a ata?

A lei e o decreto preveem a revisão do preço registrado quando acontece um fato imprevisível ou fora do controle das partes que desequilibre o custo, e também o cancelamento do registro em certas situações. Não é automático: o fornecedor precisa pedir e comprovar com documentos (notas de compra, cotações, índices). Por isso, ao formar o preço, considere que você talvez entregue o mesmo item daqui a 10 ou 12 meses.

Guarde as notas de compra da época da proposta.
Acompanhe o custo dos seus insumos durante a vigência.
Leia no edital como o órgão trata pedidos de revisão e cancelamento.

Carona: outros órgãos usando a sua ata

A lei permite que órgãos que não participaram da licitação peçam adesão à ata, a chamada carona. Há limites: cada órgão aderente pode usar no máximo metade dos quantitativos registrados, e a soma das adesões não pode passar do dobro do total registrado. O fornecedor não é obrigado a aceitar a carona, desde que isso não prejudique os compromissos já assumidos.

Para quem tem capacidade de entrega, a carona é uma forma de vender mais sem disputar de novo. Para quem está no limite, recusar pode ser a decisão mais segura.

Dicas práticas para o pequeno fornecedor

Não conte com a venda de todo o quantitativo ao fazer o preço. Considere que o pedido pode ser pequeno.
Verifique se consegue entregar o volume máximo, caso o órgão peça tudo de uma vez.
Confira o prazo de entrega por pedido e a região de entrega.
As atas e contratos de órgãos públicos ficam publicados no PNCP, o que ajuda a pesquisar preços praticados.

Para entender o documento que dá origem à ata, veja como ler um edital. E para encontrar licitações de registro de preços do seu ramo, consulte as licitações abertas.

Base legal

Este texto explica a regra geral. Estados e municípios podem ter regulamento próprio, e o edital de cada licitação é o que vale para ela.

Ver as licitações abertas para o seu CNPJ

Grátis, sem cadastro, resultado na hora.

Veja na prática

A regra acima, nas licitações publicadas de verdade, lidas do PNCP: